Noile sisteme IT, viitorul companiilor de succes

Mai există oare vreo firmă respectabilă pe piață care sa nu fi trecut încă la utilizarea calculatorului, la crearea bazelor de date interne și arhivarea acestora, la folosirea unor software-uri specializate pentru partea de HR, finanțe sau producție, la prezența pe rețelele sociale? Firmele mari și foarte mari dețin departamente întregi de IT a căror misiune este buna funcționare a echipamentelor IT, dar și a platformelor software, fie că vorbim de tool-uri specifice de producție, baze de date, aplicații web, sharepoint etc.

Ce provocări și riscuri implică implementarea unui nou sistem IT?

Implementarea unui nou software sau sistem IT trebuie tratată ca orice alt proiect major al companiei, iar știința managementului de proiect este foarte utilă în acest caz. Astfel, trebuie stabilit de la bun început un time frame realistic pentru ,,livrarea” și încheierea cu succes a proiectului, cu un focus pe momentului de go-live al sistemului, fie că este vorba de lansarea unei aplicații sau de prima zi de utilizare 100% a unui nou tool sau software la nivel de companie.

Până la acel moment important însă mai trebuie avute în vedere câteva aspecte. Monitorizarea riscurilor implementării presupune acordarea de timp și de resurse competente pentru următoarele activități: testarea noului sistem sau software pentru eventuale bug-uri, migrarea corectă a datelor din vechiul sistem în cel nou, planurile de back-up informațional și politica de arhivare.

Apoi, un aspect mai puțin tehnic dar esențial ca importanță este comunicarea. Toți stakeholder-ii (angajați, clienți, furnizori, acționari, management) direct afectați de trecerea la un nou sistem IT trebuie informați corespunzător, mai ales ca există riscul ca unii dintre ei să se opună schimbării. Obiectivele și beneficiile noului sistem, cât și dificultățile implementării sale trebuie comunicate într-o manieră deschisă și entuziastă pentru a minimaliza efectele psihologice negative care deseori însoțesc schimbările.

Cu cât o firmă dorește să crească, cu atât mai mult va avea nevoie de gestionarea performantă a proiectelor, resurselor și relațiilor sale, fie că este vorba de relația cu alte companii (B2B) sau de cea cu consumatorii (B2C). Dacă o firmă de tip B2B trece la un nou sistem IT, implicațiile sunt enorme, întrucât și cealaltă firmă este obligată, datorită naturii relației economice ale celor două, fie să treacă și ea la noul sistem, fie să negocieze o soluție. Cele două firme utilizează o interfață comună pentru activitățile comerciale sau interfețe cu funcții diferite ale aceleiași platforme. (De pildă, compania A utilizează partea de Supplier Management a tool-ului Oracle, în timp ce furnizorul lor principal, firma B, utilizează tot Oracle, dar partea de Order Mangement. Cele două firme, A și B, folosesc ambele platforma Oracle, una partea de client, cealaltă partea de furnizor). Adoptarea unui nou sistem de ERP (cum sunt numite aceste sisteme de planificare a resurselor la nivel de organizație –Enterprise Resource Planning) le afectează, așadar, în egală măsură.

Firmele de tip B2C se confruntă cu alte provocări; deciziile acestora se pliază pe comportamentul consumatorilor, iar trecerea la o noua tehnologie este determinată direct de nevoile, dorințele și intereselor acestora. Un exemplu pozitiv în acest sens îl constituie platforma de pariuri online Vlad Cazino care și-a întâmpinat utilizatorii cu o aplicație pe măsură, știind cât de important este ca utilizatorii să aibă și o opțiune mobilă.

Și nu doar firmele B2B sau B2C fac eforturi în acest sens, ci și instituțiile statului. De pildă, Trezoreria statului român oferă mai nou la cerere extrase de cont în format electronic acelor firmelor care au conturi deschise în cadrul său.

Așadar, implementarea unei noi tehnologii IT are o importanță capitală pentru evoluția oricărui business, indiferent de mărimea sa. În era tehnologiei, pentru a putea supraviețui ca afacere sau organizație trebuie sa te aliniezi acestei tendințe de adoptare rapidă de noi tehnologii, altfel nu vei putea rezista pe piață.