5 pași în implementarea unui nou sistem IT într-o companie

De multe ori, companiile hotărăsc să implementeze noi sisteme IT fără a pregăti angajații pentru schimbări și fără a se asigura că noile sisteme sunt sigure, stabile, certificate și ușor de utilizat. Pentru a preveni pierderile de timp, bani și energie, care intervin odată cu instalarea noilor sisteme software, este bine ca planul să fie implementat treptat pentru a oferi tuturor o perioadă de adaptare.

1. Alegerea noului sistem IT

Achiziționarea unui nou sistem IT implică niște costuri semnificative. Înainte de a alege sistemul va fi necesară o analiză a costurilor și beneficiilor, o perioadă de research și consultări și o serie de ședințe în care se vor oferi angajaților explicații detaliate despre implicațiile schimbărilor asupra modului de lucru. Dacă implementarea se face doar la nivel de departament, este recomandat ca managementul departamentului să fie implicat în alegerea softului. Cu cât angajații sunt mai implicați și mai informați, cu atât tranziția va fi mai ușoară.

2. Configurarea sistemului

Dacă sistemul ales este certificat, configurarea se va realiza ușor. Sistemele achiziționate legal beneficiază de suport tehnic din partea companiei care le oferă. Mediul online este de mare ajutor în alegerea sistemelor certificate, pentru că aici se găsesc păreri pro și contra, articole scrise de cei care le-au testat, păreri ale companiilor care le-au implementat deja, etc. În cele mai multe cazuri, va fi necesară o colaborare între management și o echipă IT specializată în configurarea sistemelor.

3. Testarea

Perioada de testare a noilor sisteme este absolut necesară înainte de a declara sistemele implementate cu succes. Fie că este vorba de programe de contabilitate, management, finanțe, sisteme pentru departamentul de HR sau aplicații pentru clienți, testele sunt obligatorii înainte de a da undă verde utilizării la nivelul companiei. În multe cazuri este necesar un transfer masiv de date între vechiul și noul sistem și stabilirea unor conexiuni între sistemele IT dintre departamente. Testarea se va face treptat, pentru a descoperi erorile, stabilitatea sistemului și pentru a preveni pierderile de date.

4. Training-ul angajaților

În multe cazuri, angajații trebuie instruiți cu privire la noile sisteme implementate. Ei nu trebuie să învețe din mers, pentru că asta le va reduce eficiența în muncă. În plus, angajații care nu sunt obișnuiți cu noul sistem pot face erori grave și pagube semnificative pentru companie și clienții acesteia.

5. Măsurarea eficienței

Implementarea noilor sisteme IT urmărește îmbunătățirea unor parametri de lucru, eficientizarea relațiilor cu clienții, reducerea pierderilor de resurse. Acești parametri trebuie urmăriți cu atenție o perioadă lungă după implementare, pentru a ne asigura că schimbarea dorită s-a produs și că investiția a meritat efortul.

Implementarea noilor sisteme IT certificate se face rapid și eficient dacă există o bună comunicare între companie, angajați și clienți. Toți trebuie să fie informați asupra noilor sisteme pentru a nu crea panică, disconfort la utilizare și frustrări inutile.